Commission Culturelle

Actuellement, il existe près de 90 associations étudiantes au sein de l'université. Qu'elles soient folkloriques, facultaires, socio-culturelles, ou encore sportives, elles ont toutes comme point commun d'avoir été mises sur pied par des étudiant.e.s de l'ULB. L'Université encourage depuis toujours l'engagement de ses étudiant.e.s et ouvre chaque année ses portes à de nouvelles associations. Peut-être souhaites-tu également mettre sur pied un projet d'association ou cercle étudiant. Pour être reconnue par l'ULB, l'association doit être enregistrée et approuvée par le conseil d'administration de l'ULB. Concrètement, le dossier est d'abord présenté par les porteurs de projets devant la Commission Culturelle de l'ULB qui remet ensuite un avis positif, positif avec condition, ou négatif au CA qui décidera, à huis clos, sur conseil de la Cocu de l'enregistrement ou non de l'association.

Pour cela, la procédure est la suivante :

1) Le cercle candidat adresse à l’adjointe de la Rectrice pour les affaires culturelles et Présidente de la Commission culturelle une lettre d’intention mentionnant la raison de cette création et les buts sociaux de cette nouvelle Asbl.

Documents à joindre :

a.  Procès-verbal de l’assemblée générale constitutive qui décide la création de l’Asbl.

b.  Statuts  dans lesquels apparaît au moins un article qui confirme l’adhésion au principe de libre examen.

     Ces statuts seront préalablement soumis à l’approbation de :

     Amédée MVUDI - 02.650.23.24 - amedee.mvudi@ulb.be

          DAF - Contrôle Entités associées

c.   Liste des membres du Bureau comprenant les noms, prénoms, adresses, GSM et courriel de : Président(e) ; Vice-Président(e) ; Secrétaire et Trésorier(e).

d.  Liste de personnes (hors comité) intéressées par la création de l’association, avec nom, faculté et signature. Les personnes doivent faire partie de la communauté universitaire et les étudiants régulièrement inscrits.

e.  Copie des cartes d’étudiant du bureau : président, vice-président, trésorier et secrétaire.

2) Après réception du dossier complet, la Présidente de la Commission culturelle examinera la recevabilité et jugera d’inscrire la demande de création à l’ordre du jour de la Commission culturelle. Celle-ci se réunit une fois par mois, sauf pendant les vacances scolaires, janvier et mai.

3) Le cas échéant, un représentant du cercle candidat est invité en Commission culturelle à défendre son dossier.

4) En Commission culturelle, la demande est soit avalisée ou reportée pour demande d’informations complémentaires ou rejetée.

La Commission culturelle communique, lors de la séance, son avis.

5) En cas d’avis favorable, cet avis est transmis au Conseil d’administration de l’ULB, pour décision.

6) En cas de décision favorable du Conseil d’administration, une convention, liant l’ULB et l’Association, leur est envoyée pour signature.

La convention est à renvoyer à l’adjointe de la Rectrice pour les affaires culturelles et Présidente de la Commission culturelle. Après signature des Autorités de l’ULB, un exemplaire est renvoyé à l’association. Ce n’est qu’à ce moment-là que le cercle peut se considérer comme reconnu et créer l’Asbl.

7) Chaque année, le cercle ou association a l’obligation de faire les démarches pour la reconduction de la reconnaissance ; faute de quoi, le cercle/association peut être suspendu. Après deux ans de suspension, le cercle/association est dissout. La reconnaissance dans ce cas est associée à la procédure de création.

8) Le cercle ou l'association s'engage à communiquer à la Présidente de la Commission culturelle toute modification de ses moyens de communication (adresse mail).