ULB Culture met en place un grand nombre d'aides financières ou spécifiques pour soutenir de nombreux projets culturels. Sur cette page, vous trouverez les procédures relatives à chacune des demandes concernant la Commission Culturelle, les contrats étudiants et les différentes procédures de facturation.

 
Commission Culturelle

L'ULB a créé une Commission culturelle, qui réunit des représentants des cercles et associations étudiantes, et des représentants des personnels de l’université. Ils analysent vos projets (individuels, de cercles ou associations) pour la culture : expositions, concerts, débats, ciné-clubs, tournois d’échecs, concours photos… Venez nous en parler, nous vous aiderons à rendre votre idée réalisable.

Procédure de demande d’octroi de subsides sur avis de la Commission culturelle

  • Transmettre ce document  dûment complété à l’Adjointe de la Rectrice pour les affaires culturelles et Présidente de la Commission culturelle via adjointculture@ulb.be.


Procédure de libération de subsides octroyés par la Commission culturelle
 

  • Subsides ponctuels :
La libération des subsides ponctuels s’effectue par remboursement des dépenses et après réception du dossier décrit ci-après.
  • Transmettre à ULB Culture via culture@ulb.be un dossier complet relatif au projet pour lequel le subside a été octroyé au plus tard 3 mois après l’activité ou endéans l’année civile et comprenant les documents ci-dessous :
    • La déclaration de créance (lien à intégrer) dûment complétée et signée par deux représentant∙e∙s de l’association/cercle ou du centre, du service, etc. ;
    • Le bilan moral de l’activité (bref résumé: organisation, personnes présentes, valeurs, portée et ambitions du projet forme libre : texte A4, PPT, etc.) ;
    • Le bilan financier de l’activité (relevé des recettes et des dépenses sous forme de tableau) attestant que l’activité n’a pas généré de bénéfices ;
    • Les justificatifs de dépenses originaux (à concurrence du montant octroyé par la Commission culturelle) : tickets de caisse, Bancontact ou des factures avec les preuves des paiements. Des copies de justificatifs sont acceptées si elles sont signées par la présidence ou la personne en charge de la trésorerie avec la mention manuscrite « Conforme à l’original » ;
    • Une liste énumérant les justificatifs de dépenses.
 
  • Subsides récurrents

La libération des subsides récurrents s’effectue par tranche :

  • La première tranche de 80% du montant total du subside sera versée en début d’année civile consécutivement au vote du budget annuel de la Commission culturelle et après réception de la déclaration de créance (lien à intégrer) dûment complétée et signée par deux représentant∙e∙s de l’association/cercle ou du centre, du service, etc. à transmettre à ULB Culture via culture@ulb.be;
  • La seconde tranche de 20% sera versée après réception par ULB Culture via culture@ulb.be du dossier complet comprenant les documents décrits au point 1 et relatifs aux activités de l’année civile écoulée. Le dossier complet doit être transmis au Service ULB Culture au plus tard le 15 février de l’année civile suivante.
Contrats jobistes étudiants

Les étudiants ne peuvent être engagés que s'ils disposent d'un numéro de registre national (NISS).
Les étudiants étrangers hors Espace économique européen doivent quant à eux également posséder un titre de séjour et/ou un permis de travail selon les cas, ou un permis unique.

1er job à l’ULB ?

  • Transmets les informations ci-dessous à ULB Culture via culture@ulb.be :
    • NISS
    • Domicile légal
    • Date de naissance
    • Lieu de naissance
    • Nationalité
    • IBAN
    • BIC

Déjà jobbé pour l’ULB ?

Un contrat sera ensuite établi et envoyé à l’étudiant.e qui devra le signer et le renvoyer à ULB Culture via culture@ulb.be.

Le paiement des étudiant.e.s jobistes est organisé deux fois par mois selon un échéancier préétabli (lien à intégrer).
Transmettre le relevé de prestations (lien à intégrer) complété à ULB Culture via culture@ulb.be avant la date limite indiquée dans l’échéancier pour l’encodage des prestations.
Pour obtenir ta fiche de paie ou pour toute question concernant ta rémunération, merci de contacter jobistes.contrats@ulb.be.

Si tu as d’autres questions, n’hésite pas à consulter la FAQ Etudiants Jobistes.

Facturations
Procédure de facturation de prestations via la SMART

1. Encodage de la prestation:

  • Commencez par sélectionner le nom du client "ULB Université Libre de Bruxelles (comptabilité)".
  • Éditez un devis détaillé concernant la prestation. Ce devis devra être transmis à ULB Culture via l'adresse e-mail culture@ulb.be.

2. Bon de commande ULB:

  • Suite à l'approbation du devis, un bon de commande ULB sera établi.
  • Le prestataire doit transmettre ce bon de commande à la SMART.

3. Établissement de la facture:

  • La SMART pourra alors établir la facture en reprenant le numéro de référence du bon de commande.

4. Paiement des factures:

  • L'Université procèdera au paiement des factures dans un délai de 30 jours à compter de la date de la fin de la vérification des fournitures ou services.
  • Cependant, ce paiement sera effectué à condition que l'ULB soit en possession d'une facture régulièrement établie

5. Important à noter:

  • Il est fortement recommandé d'établir le devis en format PDF, car l'acceptation en ligne du devis génère automatiquement la facture. Cependant, veuillez noter que la facture ne contiendra pas le numéro de référence du bon de commande à ce stade.
  • Le numéro de référence du bon de commande ne pourra être établi qu'une fois le devis signé. Cela nécessitera donc une modification du devis en ligne déjà accepté.

6. Délai de paiement:

  • Le délai de paiement standard est de 30 jours à compter de la fin de la vérification des fournitures ou services.

Veuillez vous assurer de suivre cette procédure pour une facturation efficace via la SMART. Si vous avez des questions supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l'aide.

Procédure de facturation de prestations via RPI ou convention de bénévolat



1.    RPI :

  • Transmettre ce document (lien à intégrer) dûment complété et signé à ULB Culture, via culture@ulb.be, et communiquer votre nationalité.
  • Un bon de commande interne sera ensuite établi et transmis au Service comptabilité qui procédera au versement.


Délai de paiement :

  • Une fois que le document et l’ensemble des informations sont transmis à ULB Culture, il faut compter au minimum 1 mois, après réception de la demande, pour que les services compétents (Comptabilité et Factures) procèdent au paiement.


2.    Convention de bénévolat :

  • Transmettre ce document (lien à intégrer) dûment complété et signé à ULB Culture, via culture@ulb.be, et communiquer votre nationalité.
  • Un bon de commande interne sera ensuite établi et transmis au Service comptabilité qui procédera au versement.

Délai de paiement :

  • Une fois que le document et l’ensemble des informations sont transmis à ULB Culture, il faut compter au minimum 1 mois, après réception de la demande, pour que les services compétents (Comptabilité et Factures) procèdent au paiement.
Procédure de facturation entreprises

1. Transmettre les informations requises:

  • Envoyez à ULB Culture, via l'adresse e-mail culture@ulb.be, le devis ainsi que les informations suivantes, si elles ne sont pas déjà incluses dans l'offre transmise :
    • Nom de la société, ASBL, etc.
    • Adresse générale du siège
    • Numéro TVA/d'entreprise/SIRET
    • Montant à facturer HTVA et TVAC

2. Établissement du bon de commande ULB:

  • Après réception et vérification des informations, un bon de commande ULB sera créé.
  • Ce bon de commande sera ensuite envoyé au prestataire.

3. Émission de la facture:

  • Le prestataire peut établir la facture en reprenant le numéro de référence du bon de commande.

4. Détails obligatoires de la facture:

  • La facture doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
    • Être adressée à l'Université Libre de Bruxelles, Service des Achats, CP 150, Av. F.D. Roosevelt, 50, 1050 Bruxelles, Belgique.
    • Mentionner le numéro du bon de commande.
    • Inclure le numéro de TVA BE0407626464 de l'ULB.
    • La facture doit être transmise soit par e-mail à factures@ulb.be, soit par courrier à l'adresse de facturation.

5. Délai de paiement:

  • Le paiement des factures sera effectué par l'Université dans les 30 jours à compter de la date de la fin de la vérification des fournitures ou services, à condition que l'ULB soit en possession d'une facture régulièrement établie en même temps.

Veuillez suivre cette procédure pour garantir un processus de facturation fluide avec l'ULB. Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l'assistance.

Procédure de facturation particuliers

1. Transmettre les informations requises:

  • Envoyez votre facture ou déclaration de créance, ainsi que les informations suivantes, à ULB Culture via l'adresse e-mail culture@ulb.be :
    • Numéro de Sécurité Sociale (NISS) (si belge ou résident belge)
    • Nationalité
    • Adresse légale
    • IBAN (Numéro de compte bancaire international)
    • Montant total TTC (Toutes Taxes Comprises)

2. Établissement du bon de commande interne:

  • Après réception de vos informations, un bon de commande interne sera créé.
  • Ce bon de commande sera ensuite transmis au Service de Comptabilité.

3. Délai de paiement:

  • Une fois que votre document et toutes les informations requises ont été transmis à ULB Culture, veuillez noter qu'il faudra au minimum 1 mois à partir de la date de réception de la demande pour que les services compétents (Comptabilité et Factures) procèdent au paiement.

Suivez attentivement cette procédure pour vous assurer que votre facturation en tant que particulier se déroule de manière efficace avec l'ULB. Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l'assistance.

Etudiant·e·s à besoins spécifiques (EBS)

Pour qui ?
 
Le statut d’étudiant·e à besoins spécifiques – Artiste de haut niveau (EBS-AHN) peut être octroyé à tout·e étudiant·e régulièrement inscrit·e pour l’année académique en cours qui en introduit la demande sur base d’un dossier complet et dont l’activité artistique consiste en la création et/ou la représentation et/ou l’interprétation d’œuvres artistiques dans le secteur :
 

  • des arts audiovisuels ou plastiques,
  • de la musique,
  • de la littérature,
  • du spectacle,
  • du théâtre,
  • de la chorégraphie.

 
Le dossier est analysé par la Commission EBS-AHN qui rend sa décision sur base des critères décrits ci-dessous.
 

  •  Preuve d’inscription régulière dans une haute école artistique reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles et/ou attestation d’un organisme officiel,
  • Contrats (SMART, Amplo, etc.), convention de bénévolat, déclaration artistique de « revenu de petites indemnités » (RPI ) ou tout autre document attestant du caractère professionnel ou semi-professionnel de l’activité artistique et prouvant au moins 50 jours de travail effectifs au cours de l’année au cours de l’année précédant l’année académique pour laquelle la demande est faite.


Pour quoi ?

Grâce à ce statut, les Facultés peuvent dès lors mettre en place des aménagements raisonnables tout en garantissant la qualité de la formation. Chaque faculté dispose de référents EBS pour guider et accompagner les étudiant·e·s.

Le statut EBS-AHN accorde notamment les aménagements suivants:

  • Suivi et accompagnement individuel d’ULB Culture tout au long de l’année, en fonction des besoins et demandes de l’étudiant.e en vue de faciliter son intégration au sein de l’université et de mener à bien son projet d’études.
  • Accès aux infrastructures culturelles et artistiques de l’ULB en-dehors des heures habituelles d’ouverture et à tarifs réduits (50%) et en fonction des disponibilités.
  • Possibilité d’envisager et d’appuyer la demande d’allégement de l’année d’études en cours, d’ajournement pour motif légitime, de session ouverte…
  • Aménagement des activités d’enseignement : absence motivée aux cours et aux TP, séminaire, date de dépôt d’un travail, date d’examen…

Les solutions d’aménagements académiques et leur faisabilité sont laissées à l’appréciation de la Faculté en fonction du socle de compétences du cursus suivi et dans le respect du règlement général des études et celles-ci feront l’objet d’un Plan d’Aménagement Individualisé (PAI) qui sera établi après l’analyse de la demande et l’obtention du statut EBS-AHN.

Comment ?

1) L’étudiant·e s’inscrit à l’ULB pour l’année académique en cours.
2) L’étudiant·e transmet les documents ci-dessous à ULB Culture (via ebs.artistes@ulb.be avec en copie culture@ulb.be) au plus tard le 15 novembre pour le 1er quadrimestre et le 15 mars pour le second :

  • Le formulaire de demande d'octroi du statut d'EBS Artiste de haut niveau (disponible ici) complété et signé.
  • La Charte du statut EBS signée (disponible ici).
  • Toutes les preuves justificatives de ses activités artistiques (preuve d’inscription dans une haute école artistique reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles, attestation d’engagement d’un organisme officiel, contrat SMART, RPI, etc.).
  • Un CV justifiant son parcours artistique antérieur : représentations, répétitions, tournées, expositions, etc.
  • Un calendrier, le cas échéant prévisionnel, de ses activités artistiques pour l’année académique en cours ainsi que l’estimation de la charge de travail en termes d’heures.

3) La Commission EBS-AHN analyse le dossier de demande et rend sa décision au plus tard le 30 novembre pour le 1er quadrimestre et le 31 mars pour le second.
4) La décision est communiquée à l’étudiant·e par courriel sur son adresse @ulb.be
Mis à jour le 2 juillet 2024