Commission Culturelle

Actuellement, il existe près de 90 associations étudiantes au sein de l'université. Qu'elles soient folkloriques, facultaires, socio-culturelles, ou encore sportives, elles ont toutes comme point commun d'avoir été mises sur pied par des étudiant.e.s de l'ULB. L'Université encourage depuis toujours l'engagement de ses étudiant.e.s et ouvre chaque année ses portes à de nouvelles associations. Peut-être souhaites-tu également mettre sur pied un projet d'association ou cercle étudiant. Pour être reconnue par l'ULB, l'association doit être enregistrée et approuvée par le conseil d'administration de l'ULB. Concrètement, le dossier est d'abord présenté par les porteurs de projets devant la Commission Culturelle de l'ULB qui remet ensuite un avis positif, positif avec condition, ou négatif au CA qui décidera, à huis clos, sur conseil de la Cocu de l'enregistrement ou non de l'association.

Pour cela, la procédure est la suivante :

1) L'idée

Avant toute chose, il te faut une bonne idée. Une association qui n'existe pas encore et qui rassemblerait suffisamment d'étudiant.es. Effectivement, avec près de 90 associations, il y a beaucoup de chance que le cercle que tu souhaites créer existe déjà. Tu peux retrouver la liste des cercles existants ici.

2) L'équipe

Si ton projet ne rejoint pas celui d'une association déjà existante au sein de nos campus, il te faudra rassembler une équipe souhaitant porter ce projet avec toi. Concrètement, cette équipe doit être composée de 9 membres de la communauté universitaire adhérant au projet, dont minimum 6 étudiant.e.s. C'est ce noyau qui représentera votre cercle et écrira les balbutiements de son histoire.

3) Le Dossier

C'est ici que les choses vont se corser. Une fois l'idée trouvée et l'équipe formée, c'est au tour des démarches administratives.

i. Le Dossier de présentation

Concrètement, avec ton équipe, vous devrez monter un dossier de présentation de l'association, reprenant l'objet de celle-ci, ses membres, les projets, les différences avec les autres associations semblables, et toutes les raisons pour lesquelles cette association devrait être reconnue par l'ULB.

ii. Les Statuts

Lors de l'assemblée générale de l'association à en devenir, il s'agira de rédiger les statuts, véritable base juridique à la poursuite des activités de celle-ci. Il est important de les rédiger de manière sérieuse. Pour cela, la Commission Culturelle met à ta disposition un template qui peut être adapté à ton association.

Pour rédiger ceux-ci, il vous faudra d'abord prendre la décision de créer ou non une ASBL (reconnue aux yeux de la loi). Si tel est le cas, des procédures supplémentaires de vérification des statuts devront être effectuées par le service juridique de l'ULB. En Contactant l’Adjoint.e aux affaires culturelles et Monsieur Mvudi amedee.mvudi@ulb.be

4) L'enregistrement

Pour que l'association soit reconnue par l'ULB, le dossier doit d'abord être présenté en Commission Culturelle, qui analysera la demande en présence des candidats et remettra un avis positif ou négatif (ou avec condition) à l'attention du conseil d'administration de l'ULB, qui sera l'organe qui actera l'enregistrement ou non de l'association. Votre dossier doit être envoyé à adjointculture@ulb.be à minimum deux semaine avant la prochaine commission culturelle. Les COCU se tiennent mensuellement selon le calendrier disponible ici (lien)

5) Et après ?

1. Une fois l'association reconnue et enregistrée par l'ULB, elle peut être active sur les campus et recruter de nouveaux membres.
2. Afin de faciliter la communication et de placer plus facilement cette nouvelle association dans l'échiquier de la vie associative de l'ULB, il est ensuite recommandé de s'affilier à l'AIC (Association inter-cercle), qui vous aidera dans vos démarches futures et défendra vos intérêts dans diverses commissions.
3. Chaque année, durant l'été, il vous faudra reconduire votre association à l'année suivante en remplissant le formulaire et en remettant une série de documents. Cela vous sera communiqué en fin d'année académique.